Datenschutzhinweise zur Seminarorganisation
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Buchungen sowie der organisatorischen Vorbereitung, auftraggeberbezogenen Abstimmung und Nachbereitung öffentlicher und firmeninterner Seminare verarbeiten.
Allgemeiner Teil
Allgemeine Informationen zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Verarbeitungstätigkeiten
Hier finden Sie Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Buchungen sowie der organisatorischen Vorbereitung, auftraggeberbezogenen Abstimmung und Nachbereitung unserer Seminare.
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Eingang und Bearbeitung von Anfragen
Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Eingang und der Bearbeitung von Anfragen zu öffentlichen und firmeninternen Seminaren. Dies erfolgt insbesondere zur Entgegennahme und Zuordnung von Anfragen, zur Prüfung des Anliegens, zur Beantwortung von Rückfragen, zur Vorbereitung einer weiteren Kommunikation sowie zur Anbahnung eines möglichen Vertragsverhältnisses.
Quelle der Daten
Wir erhalten diese Daten in der Regel direkt von Ihnen oder von der Organisation, für die Sie handeln, insbesondere im Rahmen einer Anfrage über unsere Website, per E-Mail oder telefonisch.
Verarbeitete Daten
Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation, Inhalte Ihrer Anfrage, Angaben zum angefragten Seminar sowie weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf die Anbahnung oder Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses gerichtet ist.
Soweit die Verarbeitung der internen Erfassung, Zuordnung, Dokumentation und effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen dient, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten, effizienten und nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen.
Empfänger der Daten und eingesetzte Dienstleister
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Anfragen werden insbesondere durch unsere intern zuständigen Mitarbeitenden verarbeitet.
Soweit Anfragen per E-Mail eingehen oder per E-Mail beantwortet werden, erfolgt die Verarbeitung über unsere Microsoft-365-Umgebung, insbesondere über Microsoft Exchange Online und Microsoft Outlook. Microsoft ist hierbei im Rahmen der eingesetzten Microsoft Online Services als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.
Sofern Anfragen über Formulare auf unserer Website eingehen und an uns per E-Mail weitergeleitet werden, erfolgt die weitere Bearbeitung ebenfalls innerhalb unserer internen Kommunikations- und Verwaltungsprozesse.
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kann im Rahmen der Nutzung der eingesetzten Microsoft-Dienste nicht ausgeschlossen werden. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls weiterer anwendbarer Garantien.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Anfragen nur so lange, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie eine angemessene Nachverfolgung erforderlich ist.
Soweit sich aus einer Anfrage ein Vertragsverhältnis ergibt, werden die Daten im Rahmen der weiteren Auftragsabwicklung und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter gespeichert.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung der für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, damit wir Ihr Anliegen prüfen und beantworten können. Ohne diese Daten kann eine Bearbeitung Ihrer Anfrage unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt erfolgen.
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Angebot, Buchung, Auftragsbestätigung und Rechnung
Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Erstellung und Übermittlung von Angeboten, der Durchführung von Buchungen, der Erstellung von Auftragsbestätigungen sowie der kaufmännischen Abwicklung unserer Seminarleistungen. Dies erfolgt insbesondere zur Angebotserstellung, zur vertraglichen Zuordnung von Leistungen, zur Dokumentation von Buchungen, zur Erstellung und Übermittlung von Auftragsunterlagen sowie zur Rechnungsstellung.
Soweit uns im Rahmen einer Buchung oder Auftragsabwicklung bereits Daten zu angemeldeten Teilnehmenden übermittelt werden, verarbeiten wir diese nur, soweit dies für die Bearbeitung der Buchung und die organisatorische Vorbereitung des Seminars erforderlich ist. Weitergehende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der eigentlichen Seminarteilnahme finden Sie in den Datenschutzhinweisen zur Seminarteilnahme.
Quelle der Daten
Wir erhalten diese Daten in der Regel direkt von Ihnen oder von der Organisation, für die Sie handeln, insbesondere im Rahmen vorangegangener Anfragen, Buchungen, Beauftragungen oder sonstiger auftragsbezogener Abstimmungen.
Verarbeitete Daten
Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation, Angaben zum angefragten oder gebuchten Seminar, Angebots- und Auftragsdaten, Abrechnungs- und Rechnungsdaten sowie weitere Informationen, die für die vertragliche, organisatorische oder kaufmännische Abwicklung erforderlich sind.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für die Erstellung von Angeboten, die Buchung, die Auftragsbestätigung und die Abrechnung unserer Seminarleistungen erforderlich ist.
Soweit die Verarbeitung der internen Verwaltung, der nachvollziehbaren Dokumentation unserer Geschäftsprozesse und der ordnungsgemäßen kaufmännischen Abwicklung dient, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, sicheren und nachvollziehbaren Abwicklung unserer Leistungen.
Empfänger der Daten und eingesetzte Dienstleister
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Angeboten, Buchungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden insbesondere durch unsere intern zuständigen Mitarbeitenden verarbeitet.
Zur Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen nutzen wir unser ERP-/Verwaltungssystem orgaMAX. Dieses wird auf unserer eigenen Serverinfrastruktur betrieben.
Auftragsbezogene Kommunikation per E-Mail erfolgt über unsere Microsoft-365-Umgebung, insbesondere über Microsoft Exchange Online und Microsoft Outlook. Microsoft ist hierbei im Rahmen der eingesetzten Microsoft Online Services als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.
Soweit dies auf Wunsch oder auf Grundlage organisatorischer Vorgaben des Kunden erforderlich ist, können Rechnungen oder sonstige auftragsbezogene Unterlagen außerdem über ein vom Kunden bereitgestelltes Portal übermittelt oder dort hochgeladen werden.
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt in diesem Zusammenhang nur, soweit dies im Rahmen der eingesetzten Microsoft-Dienste nicht ausgeschlossen werden kann oder durch vom Kunden vorgegebene Systeme technisch veranlasst wird. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls weiterer anwendbarer Garantien.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Angeboten, Buchungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Vertragsabwicklung und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Speicherung für die Dauer dieser gesetzlichen Fristen.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung der für die Angebotserstellung, Buchung, Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, damit wir unsere Seminarleistungen ordnungsgemäß anbieten, beauftragen und abrechnen können. Ohne diese Daten ist eine entsprechende Auftragsabwicklung nicht oder nur eingeschränkt möglich.
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Terminvereinbarung
Zweck der Datenverarbeitung
Soweit wir für die organisatorische Vorbereitung, Abstimmung oder Nachbereitung öffentlicher oder firmeninterner Seminare Online-Terminbuchungen anbieten, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Vereinbarung, Planung und Durchführung entsprechender Termine. Dies kann insbesondere Organisationsgespräche, fachliche Briefings, Abstimmungen oder Retrospektiven betreffen.
Quelle der Daten
Die Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen, wenn Sie über die bereitgestellte Buchungsmöglichkeit einen Termin auswählen und Ihre Kontaktdaten eingeben.
Verarbeitete Daten
Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihre Telefonnummer, den gewählten Termin sowie weitere Angaben, die Sie im Zusammenhang mit der Terminbuchung mitteilen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung der Vorbereitung, Abstimmung oder Durchführung unserer Seminarleistungen dient.
Soweit die Verarbeitung der effizienten und nutzerfreundlichen Organisation von Terminen dient, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Terminorganisation und Kommunikation.
Empfänger der Daten und eingesetzte Dienstleister
Für die Online-Terminvereinbarung nutzen wir Microsoft Bookings innerhalb unserer Microsoft-365-Umgebung. Microsoft ist hierbei im Rahmen der eingesetzten Microsoft Online Services als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.
Die im Zusammenhang mit Terminbuchungen verarbeiteten Daten können durch unsere zuständigen Mitarbeitenden zur Vorbereitung und Durchführung des jeweiligen Termins eingesehen und genutzt werden.
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kann im Rahmen der Nutzung von Microsoft Bookings nicht ausgeschlossen werden. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls weiterer anwendbarer Garantien.
Speicherdauer
Wir speichern die im Zusammenhang mit der Terminvereinbarung verarbeiteten Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung und Dokumentation des jeweiligen Termins sowie gegebenenfalls für daran anknüpfende organisatorische Prozesse erforderlich ist.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung der für die Terminvereinbarung erforderlichen Daten ist notwendig, damit wir den gewünschten Termin organisieren und durchführen können. Ohne diese Angaben ist eine Online-Terminbuchung nicht möglich.
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Abstimmungen, Briefings und Retrospektiven
Zweck der Datenverarbeitung
Soweit dies für die Vorbereitung, Organisation, Durchführung oder Nachbereitung öffentlicher oder firmeninterner Seminare erforderlich ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Besprechungen, Abstimmungen, Briefings und Retrospektiven, die über Microsoft Teams durchgeführt werden. Dies betrifft insbesondere organisatorische Gespräche, fachliche Abstimmungen mit Ansprechpartnern, Briefings vor dem Seminar sowie Nachbesprechungen und Retrospektiven.
Quelle der Daten
Die Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen im Rahmen der Teilnahme an Besprechungen, Abstimmungsterminen, Briefings, Retrospektiven oder sonstigen Formen der Zusammenarbeit.
Verarbeitete Daten
Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, Termin- und Meetingdaten sowie Inhalte, die im Rahmen der jeweiligen Kommunikation oder Zusammenarbeit anfallen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung von Microsoft Teams der Vorbereitung, Abstimmung, Durchführung oder Nachbereitung unserer Seminarleistungen dient.
Soweit die Verarbeitung der effizienten Kommunikation und nachvollziehbaren Zusammenarbeit mit Ansprechpartnern dient, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und nachvollziehbaren Abstimmung im Rahmen unserer Seminarleistungen.
Empfänger der Daten und eingesetzte Dienstleister
Für Besprechungen, Abstimmungen, Briefings und Retrospektiven nutzen wir Microsoft Teams innerhalb unserer Microsoft-365-Umgebung. Microsoft ist hierbei im Rahmen der eingesetzten Microsoft Online Services als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit solchen Terminen werden außerdem durch unsere zuständigen Mitarbeitenden verarbeitet, soweit dies für die Vorbereitung, Durchführung oder Nachbereitung des jeweiligen Termins erforderlich ist.
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kann im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams nicht ausgeschlossen werden. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls weiterer anwendbarer Garantien.
Speicherdauer
Wir speichern die im Zusammenhang mit Besprechungen, Abstimmungen, Briefings und Retrospektiven verarbeiteten Daten nur so lange, wie dies für die jeweilige Kommunikation, die organisatorische Nachvollziehbarkeit und gegebenenfalls für daran anknüpfende auftragsbezogene Prozesse erforderlich ist.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung der für Besprechungen, Abstimmungen, Briefings oder Retrospektiven erforderlichen Daten ist notwendig, soweit eine Teilnahme an entsprechenden Terminen oder eine Zusammenarbeit über Microsoft Teams vorgesehen ist. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme an solchen Abstimmungen oder eine Zusammenarbeit über Microsoft Teams nicht oder nur eingeschränkt möglich.
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Ansprechpartnermanagement und automatisierte Kommunikation
Zweck der Datenverarbeitung
Im Zusammenhang mit öffentlichen und insbesondere firmeninternen Seminaren verarbeiten wir personenbezogene Daten von organisatorischen und fachlichen Ansprechpartnern auf Seiten unserer Kunden, um die Vorbereitung, Abstimmung, Durchführung und Nachbereitung gebuchter oder angefragter Seminarleistungen zu organisieren. Dies umfasst insbesondere die Verwaltung von Ansprechpartnerdaten, die Zuordnung zu Anfragen, Angeboten oder Aufträgen, die Steuerung seminarbezogener Kommunikationsprozesse sowie den Versand von Einladungen, Informationen, Erinnerungen und Auswertungen.
Quelle der Daten
Wir erhalten diese Daten in der Regel direkt von Ihnen oder von der Organisation, für die Sie handeln, insbesondere im Rahmen von Anfragen, Buchungen, organisatorischen Abstimmungen, Terminvereinbarungen oder der Benennung von Ansprechpartnern für ein Seminar.
Soweit dies für interne Prozessabläufe erforderlich ist, können Ansprechpartnerdaten auch aus vorangegangenen auftragsbezogenen Verarbeitungsschritten in unsere internen Verwaltungssysteme übernommen oder dort weiterverarbeitet werden.
Verarbeitete Daten
Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, Ihre Funktion oder Rolle im Zusammenhang mit dem angefragten oder gebuchten Seminar, Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation, seminar- und auftragsbezogene Referenzdaten sowie Informationen, die für die Kommunikation, Abstimmung und Nachbereitung erforderlich sind.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für die organisatorische und fachliche Abstimmung im Zusammenhang mit angefragten oder gebuchten Seminarleistungen erforderlich ist.
Soweit die Verarbeitung der effizienten Organisation, Kommunikation, Automatisierung und nachvollziehbaren Dokumentation unserer Seminarleistungen dient, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, sicheren und nachvollziehbaren Steuerung seminarbezogener Kommunikations- und Verwaltungsprozesse.
Empfänger der Daten und eingesetzte Dienstleister
Zur Verwaltung von Ansprechpartnerdaten und zur Organisation seminarbezogener Kommunikationsprozesse können die Daten in unseren internen Verwaltungssystemen verarbeitet werden, insbesondere in Microsoft Dataverse innerhalb unserer Microsoft-365-/Power-Platform-Umgebung.
Zur Automatisierung interner Prozessschritte und seminarbezogener Kommunikationsabläufe nutzen wir Microsoft Power Automate. Auf dieser Grundlage können insbesondere automatisierte E-Mails versendet werden, etwa Einladungen zu Organisationsgesprächen und Briefings, Erinnerungen, seminarbezogene Informationen, Auswertungen oder sonstige prozessbezogene Mitteilungen.
Der Versand solcher E-Mails erfolgt über unsere Microsoft-365-Umgebung, insbesondere über Microsoft Exchange Online und Microsoft Outlook.
Microsoft ist im Rahmen der vorgenannten Microsoft Online Services einschließlich Microsoft Dataverse, Power Automate, Exchange Online und Outlook als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.
Personenbezogene Daten werden daneben durch unsere intern zuständigen Mitarbeitenden verarbeitet, soweit dies für die Organisation, Steuerung und Nachverfolgung der jeweiligen Kommunikationsprozesse erforderlich ist.
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kann im Rahmen der Nutzung der eingesetzten Microsoft-Dienste nicht ausgeschlossen werden. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls weiterer anwendbarer Garantien.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Ansprechpartnern und automatisierten Kommunikationsprozessen nur so lange, wie dies für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Seminarleistungen sowie für die organisatorische Nachvollziehbarkeit unserer Prozesse erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder auftragsbezogene Dokumentationsanforderungen bestehen, erfolgt die Speicherung für die Dauer dieser Fristen.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung der für die Kommunikation und organisatorische Abstimmung erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, damit wir zuständige Ansprechpartner zuordnen, kontaktieren und seminarbezogene Prozesse zuverlässig steuern können. Ohne diese Daten ist eine sachgerechte Kommunikation und Organisation nur eingeschränkt möglich.